文/ 姚咏梅
在科技狂飙与信息爆炸的时代，许多企业家深陷“时间贫困”的泥潭：既要应对瞬息万变的市场，又要兼顾战略创新与团队管理，最终陷入“忙碌却低效”的怪圈。科技公司Filtered.com首席执行官兼联合创始人马克·曹-桑德斯提出了时间盒管理法，他认为用好时间盒管理法可以跳出他人的日程安排，让“计划赶得上变化”，企业家可以成为时间的掌控者。《企业家》杂志通过网络连线，与他进行了对话，探寻他对时间管理独特的破局之道。
《企业家》杂志
弘扬企业家精神 传播管理智慧
【英】马克·曹-桑德斯
科技公司Filtered.com首席执行官兼联合创始人
著有《时间盒》等书
信念
时间盒管理法不仅是一种方法，也是一种思维方式，更是能够真正解决时间问题的工具
《企业家》：马斯克的时间盒管理法被全球超亿人验证，您是如何发现时间管理的好处、决定将其系统化并写成书的？
马克·曹-桑德斯：这需要回到我25岁，从刚进入职业生涯时说起。当时由于没有计划性，我做事相当混乱，经常把事情弄得一团糟，感到自己总是在被动地接受来自上级的工作安排，毫无掌控感，而且常常因为忽视了优先级任务而陷入困境。10年前我读到丹尼尔·马尔科维茨（Daniel Markovitz）的一篇文章，他提出将待办事项清单写进共享日历会对工作效率产生变革性的影响。2014年我开始用这种方法并将其命名为“时间盒管理法”。我每天早上会花15分钟来决定当天要完成的任务以及每项任务所需的时长，并记录到共享日历中。这种方法让我能够更好地掌握时间，更明确自己在做什么，并坚信当下的任务都是我应该关注的重点。随着时间推移，我对时间的管理变得越来越有效。我发现通过颜色标记可以清晰看到项目中不同任务之间的依存关系；看到正在进行的工作及其进度，留存一份有用的工作记录；保持对工作的掌控感，更快地完成工作。
《企业家》：时间管理的方法很多，时间盒管理法的最大价值是什么？在信息爆炸和即时反馈的时代，时间盒方法论与其他效率工具（如GTD、番茄工作法）的差异是什么？
马克·曹-桑德斯：确实有很多时间管理的办法，但在GTD、番茄工作法等工具中都涉及了一个问题：信息超载。过多的信息让使用者注意力分散，电子邮件、电话、微信和团队协调等工作以某种方式无边界地影响着我们，太多的头绪让人感觉到压力和不知所措。
时间盒管理法是一种简单、免费且具有逻辑性的系统，可以帮助我们高效地管理时间、克服压力，并能在特定的时刻真正富有成效和感到快乐。时间盒管理法把待办事项清单和日历看成一个综合体，待办事项清单告诉人们做什么、日历告诉人们何时去做，两者结合才具有实操性。虽然我并不认为把时间拆分为60分钟或25分钟对每个人来说都是理想的，但这一定会让你从中受益。总之，灵活掌握时间盒并保证它的逻辑性才是最重要的。
成效
每天早上15分钟的投入，将确保一天15小时高效工作
《企业家》：您认为现代人，尤其是企业家在时间管理上的最大误区是什么？时间盒管理法解决什么问题？
马克·曹-桑德斯：有很多人追求完美。追求完美的人总是在不断修改和迭代，对已经完成的任务永远无法感到满意。为此，他们总是错过截止期限，甚至不得不请求延期。埃隆·马斯克曾说过：“先去做，做成一堆烂泥，再慢慢地改。无论在哪个领域，都是先开始再改进。”这句话提醒我们，在追求完美的路上，完成比完美更重要。时间盒管理法通过限制时间范围，检查在某个时间节点必须交付、发送、分享或完成任务，帮助人们摆脱完美主义的困扰。
时间盒管理法可以帮助人们走出时间管理困局。首先，确信任务的正确性，使人们始终专注高价值的事。其次，高效率需要“冷静的头脑”，可以唤醒大脑的潜能，找到正确的方向，从而达到最佳状态。每天早上花15分钟计划全天的时间盒，会显著提高接下来15小时的执行效率。这相当于用15分钟的计划时间确保15小时的高效工作，使工作效率提升60倍，消除了“是否应该去做其他杂事”的疑虑，让工作、生活变得简单。再次，成功源于极致的专注，时间盒管理法可以让人们拥有持续不断的专注力，从而提升更高的创造力和卓越水平。最后，时间盒管理法可提供搜索的记忆库，随时复盘，建立更广泛的连接，让人更睿智地思考。
实践
启动时间盒前进行充分的思考和准备，让枯燥的琐事变成一种挑战
《企业家》：您认为时间盒是AI时代的“盒武器”，但每个人都有“软肋”，注意力可能随时被引向别处，有什么好的办法抵御干扰？
马克·曹-桑德斯：人类的思维和充满超链接的互联网是催生强烈好奇心的沃土，探索“兔子洞”（比喻人们在探索新想法时可能会偏离原来的计划，沉浸在一个接一个的发现中）可以带来新的见解、知识和灵感。我们无法杜绝干扰，但我们可以采取明智的策略来抵御它们的侵袭，具体可从以下几方面着手。
第一，识别干扰源和干扰模式。对日常的干扰因素进行梳理，如微信消息、电话、同事的突然询问等。了解这些干扰发生的时间段和频率，为后续的抗干扰策略制定提供依据。
第二，制定明确的目标和优先级。在设定时间盒之前，明确每个时间盒内的任务目标和优先级，优先安排“紧急重要”的任务，合理分配“高价值非紧急”任务，为每个任务设定明确的完成标准，避免因为目标模糊被干扰带来的影响。
第三，设置专注时间盒的具体策略。一是在进入专注时间盒前，关闭手机和电脑上的微信消息、邮件等非必要通知提醒。可以设置成飞行模式或者仅允许特定重要联系人的消息提醒，从而减少被打断的次数。二是根据任务的性质和个人的专注能力，合理设置时间盒的长度。一般来说，25～50分钟是比较合适的时间段。在这个时间段内，人的注意力能够相对集中，还不会因为时间过长而过度疲劳。三是在专注时间盒期间，尽量选择一个相对安静、独立的空间，同时，可以使用一些视觉信号，如在工位上放置“请勿打扰”的牌子，以减少打扰的可能性。四是将专注时间盒与番茄工作法相结合。例如，设定25分钟的专注工作时间（一个番茄时间）后休息5分钟，在休息时间处理微信消息等干扰因素。这样既能保持专注，又能兼顾必要的沟通需求。
第四，培养抗干扰的意识和习惯。当被打断时，不要急于回应，先在心里默数10秒，给自己一个缓冲的时间，判断这个干扰是否真的需要立即处理。如果可以稍后处理，就继续专注于时间盒内的任务，并在处理完任务后及时回应。例如，当收到一个非紧急的微信消息询问工作进展时，可以先回复“我正在忙，稍后回复你”，这样既能保持礼貌，又能让对方理解你目前的状态。定期对自己的抗干扰能力进行评估和总结，不断优化自己的抗干扰方法。
第五，利用工具辅助抗干扰。借助一些专注类的软件，在专注时间盒开始时启动软件，如果中途退出去查看微信等消息，软件会记录并提醒你专注时间被中断。这些工具可以作为一种外部的监督机制，帮助你更好地保持专注。
《企业家》：对初次尝试时间盒的读者，您建议从哪些步骤入门？最常见的实践误区有哪些？
马克·曹-桑德斯：时间盒管理法是一种高效的时间管理工具，初次尝试的读者可能会遇见一些误区。不同误区要有相应办法，如对于任务过度填充，以致无法完成或质量下降，易让人沮丧放弃，应合理评估能力和时间，确保任务能轻松完成；忽略任务切换成本，实际中任务切换需调整状态和思路，安排时间盒时要留缓冲时间过渡和调整；缺乏弹性调整思维，工作情况多变，需根据实际灵活调整时间盒计划，确保重要任务完成；过度追求精确时间分配，易陷入细节纠结，时间盒是大致框架，应依任务进展和完成情况适当调整时长；忽视定期回顾和总结，使用中要定期回顾总结，分析问题并优化计划和使用方法等。
我们70%的知识来自工作经验，所以想收获适合的时间盒管理法要付诸行动。初次尝试建议从小任务、简单任务开始，便于熟悉方法且易完成，能增强使用信心。还有要留意分心的原因，反思是什么让你偏离了原计划，是外部干扰还是内心想法，是否可以避免以及如何避免等。
掌控
让时间盒管理法成为专属生产力工具，使每一分钟都高效
《企业家》：埃隆·马斯克管理多家企业仍能保持高效，时间盒管理法在跨领域多任务协同中的关键作用是什么？
马克·曹-桑德斯：时间盒管理法涉及时间管理的本质、人的认知极限、如何在效率和生活质量之间找到平衡等。企业家想保持高效要注意下面几个方面。
首先，提高专注度。将一天划分为多个时间块，每个时间块专注于特定任务或任务组合。例如，埃隆·马斯克把一天18个小时的工作时间划分为216个5分钟，在5分钟的时间块内，专注某项工作或技术的思考细节，而不被其他事务干扰，如特斯拉的汽车研发等。这种专注于当下时间块内任务的方式，能够使他面对不同领域的任务切换时，快速进入工作状态，减少因任务切换带来的注意力分散和重新聚焦的时间成本。
其次，精准任务分配。通过时间盒管理法，埃隆·马斯克能够对跨领域的任务进行精细化管理。他根据每个企业的战略重点、项目进度和紧急程度等因素，为不同的任务分配相应时间块。比如，在SpaceX关键发射任务筹备阶段，他可以分配更多时间块用于与工程师讨论技术方案、检查发射流程等；在特斯拉新车型研发阶段，可以合理分配时间关注设计、供应链等相关任务。
最后，增强时间掌控感。时间盒管理法可以让埃隆·马斯克对时间的利用有更清晰的规划和掌控。他能明确每个时间块内应该完成的工作内容，避免时间的浪费。就像在一系列连续的5分钟时间块中，他可以依次处理邮件、电话沟通、技术研发等多个任务，每个任务的处理时间都是经过精心安排的，从而在多个企业事务之间保持高效的协调。
《企业家》：埃隆·马斯克将一天划分为216个5分钟的时间块，这种极致分割是否适用于普通人？如何避免过度碎片化？
马克·曹-桑德斯：埃隆·马斯克这种极致分割对于普通人来说是不能完全适用的。一是存在认知能力差异。埃隆·马斯克具有超强的专注力和快速学习能力，他能够在极短的时间内从一个复杂任务切换到另一个任务。而普通人往往在任务切换时会有更多的认知负担，比如，刚处理完一个工作任务，立刻进入另一个完全不同的任务领域，可能会出现短暂的“脑空白”或者注意力难以集中等情况。一个普通的上班族在结束一个财务报表的制作后，马上要参与一个创意设计讨论，可能会需要一定的时间来适应这种跨领域的思维转换。二是存在资源差异。马斯克拥有庞大的团队、先进的工具和技术支持，这些资源可以帮助他在短时间内完成任务切换，但普通人不可能有这么多的辅助资源。比如，马斯克在5分钟时间块内可以通过企业内部的高效沟通系统快速获取所需信息，而普通人可能需要花费更多时间来查找资料等。但对于一些简单的、重复性较高的任务，普通人可以借鉴这种时间分割方法。比如，将写报告、回复邮件、整理文件等任务分配到不同的时间块中，每个时间块专注于一项任务，提高工作效率。这种方法可以启发普通人对时间进行更精细化的管理，让他们意识到时间的宝贵，并尝试合理分配时间来处理工作和生活中的各种事务。
对于普通人在运用时间盒管理法时，应该根据任务的复杂程度和自己的工作习惯，调整时间块的大小。对于复杂的任务，如撰写一篇深度的行业分析报告，可以适当延长单个时间块的时间，避免频繁切换造成思路中断。同时，在任务块之间留出一定的缓冲时间，用于休息、调整状态或者处理突发情况。例如，在两个任务块之间，安排一定的休息时间，喝口水或者简单拉伸一下，帮助大脑放松，减少过度碎片化带来的紧张和疲劳感。对于相似或者相关的任务进行整合归类，尽量在一个时间段内集中处理。比如，将回复不同工作群聊的消息安排在同一时间段，而不是零散地分布在一天中的各个时间块，这样可以减少任务切换的次数，降低过度碎片化的风险。
发布：中经总网·中经在线
编审：王海珠
监制：熊辉
编辑：郑建华 侯晋平
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